2009 második felében a Magyar Országos Levéltár kutatótermeinek működési rendje több ponton megváltozik.
Arra törekszünk, hogy a "Szolgáltató levéltár" koncepcióját szem előtt tartva kidolgozandó új működési szabályzat a lehető legjobban szolgálja a levéltárhasználók igényeit, és az intézményt felkereső kutatók mindhárom kutatótermünkben a szolgáltatások egységes, egyszerű és jól áttekinthető rendszerét találják.
A kutatói igényeket figyelembe véve 2008-ban az itt olvasható szabályzatban közölt nyitva tartás helyett új nyitvatartási rendet vezettünk be.
Az aktuális nyitva tartásról a honlap jobb menüsorában látható "Nyitva tartás" modul ad tájékoztatást.
A MAGYAR ORSZÁGOS LEVÉLTÁR KUTATÓTERMEINEK
MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA
A kutatószolgálat ellátása során a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. (Ltv.). a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. tv. (Avtv.), az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. tv. (Ttv.) valamint a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet rendelkezéseit kell alkalmazni.
1. Általános jogszabályi rendelkezések a levéltári anyag kutatására
1. §
(1) A közlevéltárban őrzött, az 1990. május I-je után keletkezett. a keletkezés naptári évétől számított harminc éven túli, az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított tizenöt éven túli levéltári anyagban - a 2-6. §-ban foglalt kivételekkel - továbbá időbeli korlátozás nélkül abban a levéltári anyagban, amelyet már nyilvánosságra hoztak, illetőleg, amelynek tartalmát az Avtv, szerint mindenki megismerheti, a kutatni kívánt téma megjelölését tartalmazó kérelemre bármely természetes személy ingyenesen kutathat. és a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készíttethet. [Ltv. 22. § (1)]
(2) A közlevéltár az őrizetében levő levéltári anyagban kutatást végző személy részére - a kutatás megkezdése előtt - látogatói jegyet ad ki. A látogatói jegy kiadásakor nyilvántartásba veszi a kutató nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, továbbá a személyazonosságát igazoló okmány számát. [Ltv. 22. § (2)-(3)]
(3) A közlevéltár a kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet, és a kutató személyes adatainak védelméről az Avtv. rendelkezései szerint gondoskodik- [Ltv. 22. § (4)]
2. §
(1) Az 1990, május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltári anyagot őrző közlevéltár engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a levéltár engedélyezi. [Ltv. 23. § (1 )]
(2) Az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított tizenöt éven belüli levéltári anyagban - ideértve a belső használatra készült, valamint döntéselőkészítést tartalmazó levéltári iratokat is - a kutatást az átadó szerv hozzájárulásával az e feladatra létesített kuratórium engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában, továbbá az 1948-1989 közölt működött Magyar Dolgozók Pártja (MDP) és Magyar Szocialista Munkáspárt (MSZMP) szerveinek irataiban - az MDP és az MSZMP tagnyilvántartásainak kivételével - a kutatást a kuratórium engedélyezi. [Ltv. 23. § (2)]
3. §
(1) Ha törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év. [Ltv. 24. § (1)]
(2) Személyes adat: a meghatározott természetes személlyel kapcsolatba hozható adat. illetve az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. Különleges adat: a faji eredetre, a nemzeti. nemzetiségi és etnikai hovatartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más meggyőződésre, az egészségi állapotra. a kóros szenvedélyre. a szexuális életre, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat. [Avtv. 2. § 1-2. pont)
(3) A védelmi idő lejárta előtt is kutatható az (1) bekezdésben meghatározott levéltári anyag, ha
(4) A közlevéltár - az I. bekezdés szerint korlátozás alá eső levéltári anyagban - a tudományos célú kutatást akkor köteles engedélyezni, ha a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek - a kutató részletes kutatási terve alapján megadott - támogató állásfoglalását (5. sz. nyomtatvány). A kutatónak írásos nyilatkozatban vállalnia kell, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat az Avtv. alább, a (7) bekezdésben idézett - 32. §-ában meghatározott módon kezeli és használja fel, továbbá az írásos nyilatkozatban meg kell jelölnie az adatkezelés helyét. [Ltv. 24. § (3)-(4)]
(5) A kutató a tudományos célú kutatás során feltárt, személyes adatot tartalmazó iratról az (1) bekezdésben meghatározott védelmi idő lejárta előtt is készíttethet nem anonimizált másolatot. [24. § (6)]
(6) Az érintett vagy hozzátartozója által megadott, a (3) bekezdés b) pontja szerinti hozzájárulásban (6. sz. nyomtatvány) írásban nyilatkozni kell a kutató által megismert személyes adat - kutatás célja szerinti felhasználásának elfogadásáról, valamint a személyes adatot tartalmazó iratok másolhatóságáról. [Ltv. 24. § (5)]
(7) Tudományos kutatás céljára felvett vagy tárolt adat csak tudományos kutatás céljára használható fel. A személyes adatot - mihelyst a tudományos cél megengedi - anonimizálni kell. Addig is külön kell tárolni azokat az adatokat. amelyek meghatározott vagy meghatározható természetes személy azonosítására alkalmasak. Ezek az adatok egyéb adatokkal csak akkor kapcsolhatók össze, ha az kutatás céljára szükséges. A tudományos kutatást végző szerv vagy személy személyes adatot csak akkor hozhat nyilvánosságra, ha az érintett abba beleegyezett. vagy az a történelmi eseményekről folytatott kutatás eredményeinek bemutatásához szükséges. [Avtv. 32. § (I)-(3)]
4. §
(1) A személyes adatok azonos védelmét biztosító ország kutatója számára tudományos célból a 3. § (1) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt is engedélyezhető a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag kutatása, feltéve, hogy a 2. § (1)-(2) bekezdésében meghatározott 30, illetőleg 15 év már eltelt. A kutatás akkor engedélyezhető, ha a személyes adatok azonos védelmét az adott országot illetően az igazságügyminiszter az adatvédelmi biztossal egyetértésben megállapítja [az igazságügyminiszter és az adatvédelmi biztos 8001/1999. (IK 6.) IM sz. tájékoztatóját lásd a 2. sz. mellékletben], a kutató bemutatja a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes bizottságának vagy intézetének - a kutató részletes kutatási terve alapján megadott támogató állásfoglalását és írásos nyilatkozatban vállalja, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat országa adatvédelmi szabályai szerint kezeli és használja fel. [Ltv. 24/A. § (1)]
(2) Külföldi kutató az (I) bekezdés szerint engedélyezett kutatás során a feltárt személyes adatot tartalmazó iratokról a belföldi kutatóval azonos módon -a védelmi idő lejárta előtt is készíttethet nem anonimizált másolatot. [Ltv. 24/A. § (2)]
(3) A levéltári törvény felhatalmazza a Kormányt arra, hogy személyes adatot - ideértve a különleges adatot is - tartalmazó levéltári anyag másolatának külföldi tudományos intézmény részére, a 2. § (1)-(2) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt történő kiadása tárgyában adatvédelmi szerződést kössön. [Ltv. 24/A. § (3).]
[Az Izraellel kötött adatvédelmi egyezményt kihirdető 13/2002. (I. 31.) Korm. rendeletet lásd a 3. sz. mellékletben.]
(4) A (3) bekezdésben meghatározott adatvédelmi szerződésen alapuló adattovábbítást - a 3. § (I) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejártáig - az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója megtilthatja. [Ltv. 24/A. § (4).] [A tiltakozási jog gyakorlásával kapcsolatos eljárás szabályait tartalmazó 4/2002. (II. 15.) NKÖM rendeletet, valamint a Magyar Országos Levéltár (továbbiakban: MOL) főigazgatójának a magyar-izraeli adatvédelmi egyezmény végrehajtásával kapcsolatos kérdésekről szóló 198/2002. OL számú utasítását lásd a 4. és 5. sz. mellékletben.]
5. §
(1) Az államtitkot, szolgálati titkot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás. [Ltv. 25. § (1)]
(2) Nem engedélyezhető a kutatás
(3) A minősített adatot tartalmazó irat egyéb adatainak. illetve önállóan kezelhető iratrészeinek megismerése nem korlátozható. amennyiben az ilyen adatok. illetve iratrészek a minősített adattól a minősített adat felismerésének veszélye nélkül, arányos munkaráfordítással technikailag elkülöníthetők. [Ttv. 14. §]
6. §
(1) Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kérelmező rendelkezésére, a levéltár - saját költségére - másolat készítésével teljesíti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további rongálásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetőleg nem jár a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben azonban, ha a kérelmező a többletköltséget megfizeti, a levéltár köteles másolat készítésére. [Ltv. 25. §. (3)]
(2) Ha a kutatásra kikért anyagról másolati példány is rendelkezésre áll, akkor a levéltár a kutatást a másolat kiadásával teszi lehetővé. E szabály alól a kutatás témáját, különös szempontjait mérlegelve a levéltár főigazgatója esetenként felmentést adhat. (10/2002. NKÖM r. 45. § (3)]
7. §
(1) A kutatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a közlevéltár, illetőleg a 2. § (2) bekezdésében meghatározott kuratórium köteles írásban megindokolni. [Ltv. 26. §]
(2) A kutatási kérelem részleges vagy teljes megtagadása esetén a kérelmező bírósághoz fordulhat. A megtagadás jogszerűségét és megalapozottságát a levéltári anyagot kezelő szerv köteles bizonyítani. A pert az ellen a szerv ellen kell megindítani, amely a kért hozzájárulást megtagadta. [Ltv. 29. és Avtv. 21. §]
II. A kutatótermek működési rendje
8. §
(1) A Magyar Országos Levéltár kutatótermei:
1014. Bécsi kapu tér 2-4.
1014. Hess András tér 5.
1037. Lángliliom u. 5.
(2) A Bécsi kapu téri épületben a Magyar Országos Levéltár I. Feudális kori kormányszervek, II. Polgári kori kormányszervek és III. Családi iratok és gyűjtemények osztálya által őrzött levéltári anyag kutathatók.
– az I. emelet 28. sz. teremben az A-I, P, R-V és Y szekciók,
– a IV. emelet 72. sz. szobában az X szekció azon mikrofilmjei, amelyek a MOL Bécsi kapu téren őrzött anyagáról készültek,
(3) A Hess András téri kutatóteremben a MOL V. 1945 utáni politikai kormányszervek. valamint VII. MDP-MSZMP iratok osztályainak levéltári anyaga kutatható.
(4) A Bécsi úti épületben a MOI. IV. Gazdasági szervek, VI. 1945 utáni Gazdasági kormányszervek és VIII. Reprográfiai osztályának levéltári anyaga kutatható.
(5) A kutatóterem általános felügyelete és működtetése - a kutatótermi felügyelők és az (1)-(3) bekezdésben említett osztályoknak a délutáni ügyeletet ellátó, illetve helyettesként szolgálatot teljesítő munkatársai közreműködésével– a Bécsi kapu téri épületben a IX., a Hess András téri épületben az V., a Bécsi úti épületben pedig a VIII. osztály vezetőjének feladata.
(6) Az I-VIII. osztály levéltári anyagában folyó kutatásról kutatónként. kutatási témánként és szervezeti egységenként külön-külön „Kutatási kérelem" c. űrlapot kell kiállítani. Ezeket az érintett osztály referense és vezetője bírálja el. Látogatójegyet és Kutatási kérelmet a Bécsi kapu téren az Információs Iroda, a Hess András téren és az óbudai épületben a kutatóterem dolgozója állít ki.
9. §
(1) A kutatótermek nyitatartása:
április 1.-október 31.
H-CS: 8:30-17:45 P: 8:30-15:45
november 1.-március 31.
H-P: 8:30-15:45
Az ettől eltérő nyitva tartásról az intézmény vezetése külön rendelkezik, amiről tájékoztatja a látogatókat és megjelenteti az intézmény honlapján.
(2) A nyitva tartás ideje alatt a kutatóterem felügyelet nélkül nem maradhat. Gondoskodni kell továbbá a levéltári anyag sérülésmentes és biztonságos körülmények közötti tárolásáról, kutathatóságáról, a kutatók levéltári anyaggal való ellátásáról és megfelelő szakmai tájékoztatásáról.
10. §
Levéltári anyag használata kutató részére csak a kutatóteremben engedélyezhető.
A levéltár dolgozói a referenciájukhoz nem tartozó levéltári anyagot csak az illetékes főosztályvezető engedélyével használhatják saját szobájukban.
A kutatótermi szabályzatban meghatározott rendelkezéseket a kutató köteles betartani és a számára kutatásra kiadott levéltári anyag rendjét és fizikai állapotát megőrizni.
III. A kutató és a kutatás regisztrálása
11. §
(1) A kutató a kutatás megkezdése előtt a Bécsi kapu téren az Információs Irodában (fsz. 20), a Hess A. téri és a Bécsi úti épületben a kutatóterem felügyelőjénél regisztráltatja magát és megadja a személyazonosságának megállapításához szükséges adatokat (neve, anyja neve, születési helye és ideje, lakcíme, a személyazonosságát igazoló okmány megnevezése, és száma), valamint más ország kutatója esetén az okmányt kiállító ország megnevezése, továbbá meghatározza a kutatás célját, tárgyát és időhatárát. A kutatóterem felügyelője a fenti adatokat számítógépen rögzíti, majd kinyomtatja a "Kutatási kérelem" elnevezésű adatlapot (3. sz. nyomtatvány).
(2) A KUTINFO elnevezésű számítógépes adatbázisban – a kutató egyetértése esetén a folyamatos kapcsolattartáshoz szükséges alábbi adatokat is rögzíteni kell: ideiglenes lakcím, munkahely, telefonszám, e-mail cím.
(3) A levéltár munkatársai, amennyiben referenciájukhoz nem tartozó levéltári anyagban kívánnak kutatni, kötelesek magukat az (1) bekezdés szerint regisztráltatni
(4) A Levéltár munkatársa a kutatóval ismerteti a Levéltár kutatótermi szabályzatát, valamint tájékoztató nyomtatvánnyal látja el a kutatót. Ezt követően a „Kutatási kérelem" és az ehhez kapcsolódó nyilatkozatok (4., illetve 7. sz. nyomtatvány) aláírásával a kutató kötelezettséget vállal a kutatásra vonatkozó rendelkezések betartására.
(5) A 8. § (1)-(3) bekezdésében meghatározott levéltári anyagban csak azok kutathatnak, akik a MOL által kiadott érvényes látogatói jeggyel rendelkeznek (2. sz. nyomtatvány). Amennyiben a kutató látogatói jeggyel még nem rendelkezik, az Információs Iroda munkatársa, illetve a kutatóterem felügyelője– az (I) bekezdésben meghatározott adatok felvétele után– részére látogatói jegyet állít ki. Ez a MOL kutatótermei szolgáltatásainak igénybevételére jogosít fel.(6) A látogatói jegy személyre szól, másra át nem ruházható, és a Levéltár épületébe történő belépéskor felmutatandó. A látogatói jegy évenkénti meghosszabbítással (megújítással) folyamatosan használható.
(7) Látogatói jegy pótlására, illetve újnak kiadására a kutatóterem dolgozója és az Információs Iroda jogosult Elveszett vagy rongálódott látogatói jegyet díjmentesen csak egyszer pótlunk, a továbbiakban 1000Ft díjat számolunk fel az új látogatói jegy kiállításáért. A MOL munkatársai látogatói jegy nélkül kutathatnak.
(8) A kutatónak valamennyi témára külön kérelmet kell benyújtani. Ha a kutatási téma azonos, de a kutatás több szervezeti egység levéltári anyagára is kiterjed, szervezeti egységenként külön-külön „Kutatási kérelem" elnevezésű lapot kell kitölteni a 8. § (5) bekezdése szerint.
12. §
(1) A kutatóterem felügyelője a „Kutatási kérelmet" ahhoz a szervezeti egységhez továbbítja, amelynek levéltári anyagában a tárgyra vonatkozó kutatás végezhető. Ennek vezetője rögzíti, hogy a kutatás mely referenciákhoz tartozó levéltári anyagot érinti.
(2) A referensek kötelesek a nyomtatvány hátoldalán rögzíteni, hogy a kutatandó téma feldolgozása érint-e kutatási korlátozás alá eső iratanyagot (2-6. §), s ha igen, rendelkezik-e a kutató a jogszabályban előírt feltételekkel, valamint, hogy mely szerv(ek)től kell írásbeli hozzájárulást a kutatáshoz beszerezni. Amennyiben ez szükséges, a referens ügyirati előterjesztést tesz az illetékes szerv(ek) megkeresésére.
(3) Amennyiben a kutatási téma által érintett valamely levéltári anyag nem adható ki, a referens ezt a tényt– szükség szerint a „Kutatási kérelem" című űrlapon, illetve a kérőlapon rögzíti.
13. §
(1) A kutatási korlátozás alá nem eső levéltári anyagban történő kutatás nyilvántartásba vételét a referensek előzetes javaslata alapján– az illetékes szervezeti egység vezetője jóváhagyólag tudomásul veszi.
(2) A kutatási korlátozás alá eső iratokban történő kutatás az illetékes szervezeti egység vezetője részéről csak akkor engedélyezhető, ha a kutató a levéltári törvényben meghatározott– e szabályzat I. fejezetében idézett– feltételeknek eleget tesz. illetve az engedély megadására jogosult szerv vagy személy a kutatáshoz a hozzájárulást megadta.
(3) Az 1990. május 1-je után keletkezett levéltári anyagban [2. § (1)] folytatható kutatást a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt az átadó szerv hozzájárulásával– a levéltári anyagot őrző illetékes szervezeti egység vezetője engedélyezi.
(3) Az 1990. május 2-a előtt keletkezett. a keletkezés évétől számított 15 éven belüli levéltári anyagban [2. § (2)] a kutatást az átadó szerv hozzájárulásával– a Ltv. 23. § (3) bekezdése alapján működő kuratórium engedélyezi. A kutató írásbeli kérelmét az illetékes szervezeti egység vezetője terjeszti a főigazgató elé, aki azt a Kuratóriumhoz továbbítja.
(5) A (3) és (4) bekezdés szerinti levéltári anyag átadójának írásbeli hozzájárulását az iratanyagot őrző szervezeti egység vezetője kéri meg.
(5) A kutató szerzi be a személyes adatot tartalmazó levéltári anyagban történő kutatáshoz az érintett, illetőleg annak halála után hozzátartozója vagy örököse hozzájárulását (6. sz. nyomtatvány). A hozzájárulás alapján engedélyezett kutatás az érintett, valamint a közszereplők adatain kívül mások személyes adatainak megismerésére nem terjedhet ki.
(6) A minősített adat [5. § (1)] megismerésére a minősítő kérelemre ad engedélyt. A kérelemben meg kell határozni azt az adatot. amelynek megismerésére a kérelem irányul. A kérelmet a kutató foglalja írásba, és azt az illetékes szervezeti egység vezetője küldi meg a minősítés felülvizsgálatára jogosult szervnek.
(7) A kutatási kérelem bármely okból történő teljes vagy részleges elutasítása a főigazgató hatáskörébe tartozik. Az elutasításra vonatkozó javaslatot az illetékes szervezeti egység vezetője a főigazgató elé terjeszti. Az elutasítást írásban indokolni kell.
(8) A regisztrálási, illetve engedélyezési folyamat lezárásaként a KUTINFO elnevezésű számítógépes adatbázisban, rögzíteni kell, hogy a kutató által kutatni kívánt levéltári anyaggal kapcsolatban mely szervektől érkezett be a szükséges hozzájárulás, illetve azt a tényt, hogy ilyen hozzájárulásra nincs szükség. Az adatok rögzítése a kutatótermi felügyelő(k), az adatok ellenőrzése a referensek és a szervezeti egységek vezetőinek feladata.
14. §
(1) Ha a kutató a levéltárból levéltári anyagot tulajdonít el, azt szándékosan vagy gondatlanságból megrongálja, illetőleg a számára kiadott anyag rendjét önkényesen megváltoztatja és a rend helyreállítására ismételt figyelmeztetés ellenére sem hajlandó, továbbá nem hajlandó a kutatóterem működési szabályzatát betartani. és ha magatartásával zavarja a levéltár rendjét, erről a kutatótermi felügyelőnek a kutatóterem működtetéséért felelős osztály vezetőjét azonnal értesítenie kell.
(2) Az osztály vezetője vagy helyettese jegyzőkönyvben rögzíti a történteket, s ezzel egyidejűleg a kutatást felfüggeszti, a kutató által használt levéltári anyagot azonnal visszavételezi és a kutatót a kutatóterem elhagyására szólítja fel. A történtekről 24 órán belül előterjesztést tesz a főigazgatóhoz.
(3) A főigazgatói döntés (határozat) meghozataláig a kutató részére levéltári anyag nem adható ki.
(4) A kutató a kutatószolgálattal kapcsolatos észrevételeit, kifogásait, panaszait írásban megteheti, ebben az esetben az intézmény köteles írásos választ adni.
IV. A kutatószolgálat működése
15. §
(1) A kutatószolgálat működésének áttekintése és ellenőrzése, valamint a statisztikai adatszolgáltatás pontossága érdekében részben számítógépen, részben kézzel vezetett nyilvántartásokban a kiadott látogatói jegyeket és az abban foglalt adatokat, továbbá a levéltári anyag mozgását és a kutatási eseteket nyilván kell tartani:
(2) A KUTINFO nevű központi adatbázis-kezelő program (1. sz. melléklet 1. sz. elektronikus adatbázis) segítségével számítógépen rögzíteni kell a kiadott látogatói jegyek. a kutatási kérelmek, a szükséges külön engedélyek és nyilatkozatok, a kutatási esetek és a kutató részére kiadott levéltári anyag adatait. Minden év január I5-éig számítógépes adathordozón archiválni kell az előző év adatait. Ezen túlmenően a kutatóterem működéséért felelős főosztályvezető által meghatározott listákat ki kell nyomtatni, s azokat az osztály irattárában megőrizni.(3) A Kutatási kérelmek nyilvántartókönyvének (16. sz. nyomtatvány) vezetése nem kötelező, a kutatóterem működéséért felelős vezető azonban vezetését elrendelheti. Ez a kutatás regisztrálására, illetve engedélyezésére vonatkozó adatok (sorszám, a kérelem kiállításának kelte, a kutató neve, látogatói jegyének nyilvántartási száma, a kutatás témája és évköre, a hozzájárulások és engedélyek dátuma és iktatószáma) rögzítésére szolgál.
(4) A Kutató(Látogatói)napló (IZ sz. nyomtatvány) a következő adatok rögzítésére szolgál:
- a kutatási eset sorszáma.
- a kutatás dátuma.
- a kutató sajátkezű aláírása.
- a látogatói jegy nyilvántartási száma,
- az érkezés. illetve távozás időpontja.
(5) A Kérőlapok– kutatótermenként külön-külön megnyitott– nyilvántartó (iktató) könyve (18. sz. nyomtatvány) tartalmazza évenként eggyel kezdődő számsorrendben
- a kérőlap sorszámát,
- a kérőlap kiállításának keltét,
- a kutató nevét,
- a kért irat levéltári törzsszámát,
- a csatolást végző kezelő szignóját,
- az irat kutatóterembe érkezésének dátumát,
- a kutató részére történő iratkiadás, illetve az iratvisszavétel időpontját.
- a levéltári anyag reponálásra való átvételét igazoló szignót.
- a kérőlap irattározásának keltét.
A kutatóterem betűjelét, valamint a kérőlap sorszámát a kérőlapra is rá kell vezetni.
(6) A fénymásolási megrendelések nyilvántartó könyvének (19. sz. nyomtatvány) vezetése során rögzíteni kell a fénymásolást megrendelő lap (14. sz. nyomtatvány) sorszámát. a kutató nevét, a kérőlap iktatószámát, a másolás engedélyezésére, illetve a levéltári anyagnak a kutatóterembe való visszaérkezésére vonatkozó adatokat.
(7) A kézzel vezetett nyilvántartókönyveket a kutatóterem felügyelője minden évben. január 1-jével eggyel kezdődő sorszámmal megnyitja, majd azt a kutatótermet működtető szervezeti egység vezetője keltezett aláírásával és az osztály körbélyegzőjével minden év végén lezárja. Le kell zárni és hitelesíteni kell a KUTNFO-ból kinyomtatott év végi listákat is.
(8) A KUTINFO-ban és a párhuzamosan vezetett kézi nyilvántartásokban az azonos sorszámok (iktatószámok) megkülönböztetése céljából az egyes kutatótermekre. illetve adatfelvevő helyekre utaló betűjelet kell alkalmazni. és ezeket az egyes nyomtatványokon (Kutatási kérelem, Kérőlap, Fénymásolást megrendelő lap stb.) is fel kell tüntetni:
HK Hess A. téri kutatóterem.
II Információs Iroda.
NK Nagykutató,OK Óbudai kutatóterem.
16. §
(1) A MOL összes kutatótermében az adott évre érvényes látogatói jeggyel lehet kutatni. Érkezéskor a látogatói jegyet az őrségnek be kell mutatni. Ruhatár használata kötelező, ruhatári kulcsot az őrség illetve a Hess A téren a kutatóterem dolgozója biztosít. Kutató a látogatói naplóba beírja a nevét, jegyének számát valamint érkezésének és távozásának időpontját. A kutatás megkezdése előtt a terem munkatársának minden esetben felmutatja a látogatói jegyét.
(2) A kutató köteles táskáját az e célra kialakított ruhatári szekrényben elhelyezni. A kutatóterembe csak írópapírt, írószereket, nagyítót és a kutatáshoz szükséges számítógépes eszközöket (laptop, digitális fényképezőgép) szabad bevinni, az erre rendszeresített átlátszó nylon táskában.
(3) Magnetofont, írógépet a kutatóteremben nem szabad használni. Ilyen igény felmerülése esetén a kutatni kívánt levéltári anyag szerint illetékes osztály vezetője dönt– a levéltári anyaggal kapcsolatos biztonsági szempontokat is mérlegelve --. hogy külön helyiség biztosítása indokolt. illetve lehetséges-e.
(4) A kutató a kutatóteremben a levéltári anyag reprodukálására alkalmas eszközöket (videokamera, filmfelvevö, lapszkenner stb.) csak külön főigazgatói engedéllyel használhat.
(5) A kutatóteremben mobiltelefont bekapcsolva tartani tilos. A kutató a kutatóteremben fegyverviselési engedély ellenére sem tarthat magánál fegyvert.
(6) A kutatóterem munkatársa a kutatási téma ismeretében
a) megadja a kutatónak a levéltári anyagra vonatkozó mindazon felvilágosítást. amely a kutatás megkezdéséhez szükséges, továbbá rendelkezésére bocsátja a kutatóteremben elhelyezett levéltári segédleteket,
b) a kutatót. amennyiben további felvilágosításra van szüksége. a témájához kapcsolódó levéltári anyag referenséhez irányítja.
(c) folyamatosan ellenőrzi a levéltári anyag használatára vonatkozó kutatótermi szabályzat előírásainak betartását,
(d) megadja a szükséges segítséget és tájékoztatást a kutató által kitöltendő nyomtatványok (kérőlap, kísérőlap, őrjegy, fénymásolást megrendelő lap) megírásához. és ellenőrzi a nyomtatványokra vezetett adatok helyességét. Hiányosan, szabálytalanul vagy olvashatatlanul kitöltött kérőlapot, illetve fénymásolást megrendelő lapot nem továbbíthat az illetékes szervezeti egységhez.
V. A levéltári anyag használata
17. §
(1) A levéltári anyag használata és a kutatószolgálat ellátásával összefüggő mozgatása során az alábbi nyomtatványokat kell vezetni:
a) Kérőlap és kísérőlap (8. és 9. sz. nyomtatvány),
b) Őrjegy (10-1 1. sz. nyomtatvány),
c) Őrlap (12-13. sz. nyomtatvány),
d) Fénymásolást megrendelő lap (14. sz. nyomtatvány),
e) Reprográfiai szolgáltatásokat (különféle másolásokat) megrendelő lap (15. sz. nyomtatvány).
(2) A kutató az általa kutatni kívánt levéltári anyagot kérőlap, kísérőlap és őrjegy szabályszerű kitöltésével igényelheti.
(3) A kérőlap tartalmazza a kutató nevét, az általa igényelt levéltári anyag pontos jelzetét, raktári egységének sorszámát (ha ez meghatározható), valamint a kérőlap beadásának keltét. A kérőlapokat a kutatóterem felügyelője sorszámuk rendjében a „Kérőlapok nyilvántartó könyvé"-be bevezeti. A levéltári kezelők ezután dátummal és kézjeggyel igazolják a könyvben a kérőlapok csatolásra történő elvitelét. Az irat kutatóba érkezésének, kutatónak történő kiadásának, ill. visszavételének dátumát a könyvbe a kutatótermi felügyelő jegyzi be. A reponálásra történő elvitelt ismét a kezelő jegyzi be dátummal és kézjeggyel. A kérőlap reponálás utáni visszaérkezésének dátumát a kutatótermi felügyelő jegyzi be. Az irat kiemelésének, leszámozásának, visszaellenőrzésének és reponálásának dátumát a műveletet végző kezelő igazolja aláírásával a kérőlapon. Ugyancsak a kérőlapon engedélyezi a referens az irat kiadhatóságát, illetve a reponálás ellenőrzését. Fénymásolás esetén a kérőlap megfelelő rovatában a fénymásolást megrendelő lap nyilvántartási számát is fel kell tüntetni. hogy a lénymásolás ténye az Őrlapon rögzíthető legyen. A kérőlapokat a kutatás befejezésétől számított 15 évig iktatószámuk sorrendjében– nem nyilvános iratként– meg kell őrizni.
(4) A kísérőlap a kutató nevén és az általa igényelt levéltári anyag pontos jelzetén túl a levéltári anyag kezelésével kapcsolatos feljegyzések (az anyag kiadásának és visszavételének dátuma) rögzítésére szolgál. A kérőlap sorszámát a kísérőlapra is rá kell vezetni. A kísérőlapon mindig fel kell tüntetni, hogy a kért levéltári anyag mely jelzeten volt megtalálható, illetve, hogy a megadott jelzeten nem volt megtalálható. Amennyiben a kérőlapon feltüntetett levéltári jelzet a levéltári kezelő által végzett kiemelés (,,levezetés") során megváltozik, ezt a kísérőlapra is rá kell vezetni, melyet a kutatótermi felügyelő végez el azután. hogy a levéltári kezelő ezt a tényt a kérőlapon már rögzítette. A kísérőlapot a kutatás tartama alatt a levéltári anyag mellett kell őrizni. A levéltári anyag visszaadásakor a kutatótermi felügyelő a kísérőlapot a kutatónak átadja. A visszavett iratanyag ellenőrzésének tényét a kutatóterem felügyelője ezután a kérőlap megfelelő rovatában rögzíti.
(5) Az őrjegyen a kutatásra kért levéltári anyag pontos jelzetét és raktári egységének sorszámát (ha ez meghatározható), valamint a kérőlap betűjeles sorszámát kell feltüntetni. Mindenegyes raktári vagy levéltári egységről külön őrjegyet kell kiállítani, és azt a levéltári kezelő a kutatásra kiemelt levéltári anyag helyére köteles tenni. A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyet az anyag kezelője kiemeli, és azt a referensnek ellenőrzés. illetve érvénytelenítés céljából bemutatja.
(6) Az őrlapot raktári egységenként kell vezetni abból a célból. hogy tájékozódni --szükség esetén ellenőrizni– lehessen. ki mikor milyen iratot kutatott. melyekről kapott másolatot, illetve ki mikor szolgáltatott adatot tájékoztatás. ügyintézés céljából a levéltári anyag alapján. Az őrlapon rögzíteni kell a fond, illetve állag törzsszámát, a raktári egység sorszámát, továbbá a raktári egység, illetve az azon belüli egyes iratok kutató részére történő kiadásának, másolásának adatait (kiemelés kelte, kérőlap száma, a fénymásolást megrendelő lap nyilvántartási száma), valamint az esetleges megjegyzéseket. Az őrlap rovatainak kitöltése az iratanyagot kiemelő munkatárs feladata. Az őrlap nem selejtezhető.
18. §
(1) A kutató számára egy kérőlapon:
- raktári egységenként kikért iratanyagból egy doboz vagy csomó,
- eredeti oklevélből legfeljebb öt darab,
- tételekbe osztott anyagból legfeljebb öt tétel,
- térképből vagy tervrajzból egy téka vagy öt darab,
- kötetek (segédlet) esetében legfeljebb 10 kötet,
- mikrofilm esetében őt filmdoboz,
Ügyirat jelzetenként (oklevélfényképből válogatva, őrzési egységenként) kikért iratanyagból legfeljebb 10 jelzetre terjedő mennyiség adható ki.
(2) A kutató egyszerre
- négy kérőlapot adhat be hagyományos levéltári anyag kutatása esetén, majd minden visszaadott után egyet
- 1-1 kérőlapot adhat be délelőtt és délután a Bécsi úton mikrofilm kérés esetén.
(3) A kikért levéltári anyagot a kérőlap benyújtása után négy munkanappal kell a kutató rendelkezésére bocsátani.
(4) Ha a kutató a kutatni kívánt levéltári anyag pontos jelzetét a kutatás megkezdése előtt legalább nyolc nappal írásban, illetve E-mail-ban eljuttatja a MOI, fent megnevezett illetékes szervezeti egységeihez (az anyagőrző osztályokhoz. illetve közvetlenül a kutatótermekhez). az iratokat részére elő kell készíteni, és a kutatási kérelem benyújtása után– amennyiben a kért levéltári anyag kutatási korlátozás alá nem esik. illetve amennyiben a szükséges hozzájárulásokkal rendelkezik– a kutatást haladéktalanul megkezdheti.
(5) A kutató részére csak a MOL tulajdonbélyegzőjének lenyomatával ellátott levéltári anyag adható ki. A referens javaslatára– az illetékes szervezeti egység vezetőjének egyetértésével– az iratokat le kell számozni.
(6) Kutatási korlátozás alatt álló, veszélyeztetett vagy különös egyedi értéket képező levéltári anyagot csak lapszámozva (fóliózva) szabad kiadni. Erre vonatkozóan– a referens javaslatára .- a levéltári anyagot őrző szervezeti egység vezetője ad utasítást.
(8) A kutató az általa kutatott levéltári anyag rendjét nem változtathatja meg. A levéltári anyagot bármiféle módon rongálni, egyes darabjaira írni, egyes szövegrészeket aláhúzni vagy a szöveget megváltoztatni tilos. Ugyancsak tilos levéltári anyagot íráshoz alátétként használni.
VI. A levéltári anyag másolása
19. §
(1) A kutató a részére kiadott levéltári anyagról – az érvényes főigazgatói utasításban megszabott árak ellenében – másolatot készíttethet.
(2) Személyes adatot tartalmazó levéltári anyagról a 3. § (I) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt a kutató részére nem anonimizált másolatot csak az érintett (vagy halála után hozzátartozója, örököse) hozzájárulásával, illetve a 3. § (4) bekezdése szerinti tudományos célú kutatás során feltárt iratról lehet kiadni. [Lásd e szabályzat 3. § (3)-(6) és 4. § (1)-(2) bekezdését.]
(3) A fénymásolást megrendelő lap kitöltése– a megrendelés teljesítésének és pénzügyi elszámolásának dokumentálásán túl– a másolt iratok bármikori beazonosítását, a kutatási korlátozásokra vonatkozó előírások betartásának ellenőrizhetőségét is szolgálja. A megrendelő lapokat a „Fénymásolási engedélyek nyilvántartó könyv"-ében kell nyilvántartani [15. § (5). bekezdés]. A megrendelő lapon az iktatószámon kívül a kérőlap sorszámát is fel kell tüntetni.
(4) A kutató köteles a megrendelő lapot pontosan, a levéltári anyag egyértelmű azonosítására alkalmas módon kitölteni. Hiányosan vagy szabálytalanul kitöltött megrendelő lapon fénymásolat kiadása nem engedélyezhető. A kutatónak a megrendelő lapon fel kell tüntetnie a másoltatni kívánt levéltári anyag azonosításra alkalmas pontos jelzetét és lapszámát. A kutatónak a megrendelő lap alján keltezett aláírásával nyilatkoznia kell a fizetés módjáról, illetve a másolatok elkészülte után aláírásával igazolnia kell azok átvételét.
(5) A kutatóterem felügyelője a megrendelő lap hátoldalán igazolja, hogy a feltüntetett iratokat a kérőlaphoz csatolta, másolás után az iratokat reponálja, és a Kérőlap alján a fénymásolást megrendelő lap nyilvántartási számát rögzíti. A referens az adatvédelmi, titokvédelmi, állományvédelmi stb. szempontok mérlegelésével tesz javaslatot a megrendelés teljesítésére vagy elutasítására. A másolást az illetékes szervezeti egység vezetője engedélyezi. A másolandó iratokon a levéltári jelzetet minden esetben fel kell tüntetni.
(6) A levéltár megtagadhatja az (1)-(2) bekezdésben meghatározott. másolat elkészítését, ha a reprodukciós eljárás vagy annak gyakorisága a levéltári anyag fizikai állapotát károsítja, épségben történő fennmaradását veszélyezteti. A másolási kérelem elutasítását a levéltár köteles indokolni.
(7) A kutató saját digitális fényképezőgéppel a tilalom alá nem esö iratokról fotójegy váltása után másolatot készíthet. A megvásárolható fotójegy típusa egy vagy tíz napos bérlet. A bérlet az adott év bármely napján felhasználható. A fotózás általános szabályozása a fotójegyen megtalálható.
(8) Hagyományos fénymásolat készíthető arról az iratról melyet az illetékes referens engedélyezett, és állományvédelmi illetve adatvédelmi aggályok nem merülnek fel. Nem fénymásolható: -kötet, fűzött irat, pergamen alapú irat, pecséttel ellátott irat, A/3 méretnél nagyobb irat
20. §
(1) Ha a kutató a személyes adatot tartalmazó levéltári anyagról anonimizált másolat kiadását kéri, illetve ha részére csak ilyen adható ki, és ha a felmerülő költségeket előzetes nyilatkozatával vállalja, az anonimizálást úgy kell elvégezni, hogy a kiadandó másolaton az adatoknak az érintett személlyel/személyekkel való összekapcsolása végérvényesen lehetetlenné váljék.
(2) Annak meghatározása, hogy a másolaton mely adatokat kell olvashatatlanná tenni, a referens feladata.
(3) Az anonimizált másolat két fázisban készül: az iratról készített első azonosítását lehetővé tevő adatokat, majd az így „előkészített" másolatról újabb fénymásolaton lefestéssel vagy leragasztással olvashatatlanná kell tenni a személy (második) xeroxmásolat készítendő. Anonimizált másolatként a kutató részére csak ez adható ki. anonimizált másolatot az illetékes szervezeti egység
(4) Az anonimizált másolatot az illetékes szervezeti egység vezetője hitelesíti. A hitelesítés szövege:
„Anonimizált másolat!
Budapest, 20.... év hó.........nap
PH
[A Magyar Országos Levéltár körbélyegzője]
főosztályvezető"
(5) Az anonimizált másolat adatait a fénymásolást megrendelő lap hátoldalán. illetve külön nyilvántartó könyvben (Id. 20. sz. nyomtatványt) is rögzíteni kell. Az anonimizálás első fázisában készített másolatokat – a későbbi ellenőrizhetőség, illetve esetleges újabb kutatói igény teljesítése céljából – 7 a nyilvántartókönyv mellett a szervezeti egység operatív irattárában meg kell őrizni.
21. §
(1) A kutató a megrendelt másolatok árát készpénzzel, átutalással, postai csekken történő befizetéssel, illetve postai utánvéttel egyenlítheti ki az adott időpontban érvényes. az egyes kutatótermek adottságait is figyelembe vevő főigazgatói utasítás szerint.
(2) A másolatokat kiadó munkatárs (a Bécsi kapu téren a IX. osztály ügyviteli alkalmazottja, a Hess A. téren a kutatótermi felügyelő, a Bécsi úton a számlakészítő ügyviteli alkalmazott) a másolatot csak az átutalás. illetve a készpénzes befizetés megtörténte vagy a befizetési szelvény leadása után adhatja ki. A kutató részére szabályszerűen kiállított számlát kell adni.
VII. A levéltári anvag visszaadása
22. §
(1) Amennyiben a kutató a számára kiadott levéltári anyagban a kutatást egyetlen alkalommal nem lejezi be, kérésére a kutatóterem felügyelője a levéltári anyagot visszatartja. s részére a tovább kutatandó levéltári anyag elhelyezésére kutatótermi szekrényrészt biztosít.
(2) A kutató által kérőlapon kikért levéltári anyag kutatási ideje az átvételtől számított 30 nap. Ha a kutató ennek az időtartamnak leteltével nem jelzi megkezdett kutatásnak folytatását, a kutatótermi felügyelő– ellenőrzés és az esetleges hiányosságok jegyzőkönyvezése után– köteles gondoskodni a kikért levéltári anyag visszavételéről. A levéltári anyagot ezután az illetékes levéltári kezelő a raktárba visszaszállítja és reponálja. Az át nem vett iratokat, amennyiben a kutató nem jelzi távolmaradása okát, esetleg érkezése várható idejét, tíz munkanap után a raktárba vissza kell küldeni.
(3) A kutatás befejezésekor a kutatóterem felügyelője a levéltári anyag visszaadásának tényét a kérőlapon rögzíti, az anyag épségét és rendjét felülvizsgálja, majd a visszavett iratanyag ellenőrzésének tényét is rögzíti. A visszavétel igazolásaként a kísérőlapot a kutatónak visszaadja. Ha a kutató úgy nyilatkozik, hogy a kísérőlapra nem tart igényt, azt egy év után kiselejtezik.
(4) Ha a kutatóterem felügyelője a levéltári anyag visszaadásakor annak mennyiségében, épségében vagy rendjében a kutatás tartama alatt bekövetkezett bárminemű hiányt észlel, felszólítja a kutatót annak haladéktalan kiküszöbölésére. Ennek megtörténtéig a visszavételt nem igazolhatja, a kutató felelőssége pedig változatlanul fennáll.
(5) A levéltári anyag károsodása és/vagy a visszaadott iratanyagban feltárt hiány esetén a kutatóterem felügyelője két példányban jegyzőkönyvet köteles felvenni, amelyet maga és a kutató. illetve, ha a kutató az aláírást megtagadná, helyette két levéltári dolgozó irja alá. A jegyzőkönyv egy példányát 24 órán belül a főigazgatóhoz kell felterjeszteni a teendő intézkedésre vonatkozó javaslattal együtt.
VIII. Záró rendelkezések
23. §
(1) A szabályzatban nem részletezett kérdésekben a bevezetőben felsorolt jogszabályok rendelkezései szerint kell eljárni.
(2) A szabályzatban említett kutatótermi nyomtatványokat és az azokra vonatkozó kitöltési utasításokat a I. sz. melléklet tartalmazza.
(3) A levéltár kutatótermeiben folyó kutatáshoz szükséges könyvtári könyvek használatáról a MOL Központi Könyvtár könyvtárhasználati szabályzata rendelkezik.
(4) Jelen szabályzat 2003. február 3-án lép hatályba, egyidejűleg az egyes kutatótermek korábban kiadott ideiglenes működési szabályzatai hatályukat vesztik.
Budapest, 2007. november 10.