A magyar királyok okleveleit, a középkori adóösszeírásokat, Széchenyi levelezését a Magyar Országos Levéltár évszázadok óta őrzi. De vajon el tudjuk-e olvasni a miniszterelnök elektronikus levelezését tíz, ötven vagy száz év múlva? Vissza tudjuk-e keresni az autópályaterveket, hatósági engedélyeket, egészségügyi adatokat, az EU 20 szolgáltatások gyorsan avuló technológiájával rögzített adatait? A levéltárak évszázadokon keresztül megoldották ezeket a feladatokat, most mégis olyan kihívás előtt állnak, amelyet csak további fejlesztéssel lesznek képesek megválaszolni.
A Magyar Országos Levéltár már 2001–2002-ben lebonyolított egy elektronikus levéltári pilot projektet. Ennek eredményeképpen világossá vált, hogy az elektronikus levéltár megvalósítása nagyobb beruházást igényel, amelyre a kulturális tárcának mindeddig nem volt lehetősége, így annak megvalósítására csak az európai források rendelkezésre állását követően adódhat lehetőség. Ennek a pilot projektnek volt az egyik üzenete az is, hogy szükséges az elektronikus iratok szabályozása, így került sor a KEIR-projektre (A Közigazgatási szervek Egységes IRatkezelésének szabályozása).
A KEIR-projekt 2004 végén zárta le a jogszabály-előkészítési munkákat és az elektronikus iratkezelést szabályozó jogszabályok a 2006. január 1-jével léptek hatályba. A KEIR eredményeként kialakult új szabályozási környezet egységesen kezeli a papíralapú és elektronikus iratokat annak érdekében, hogy „bármely szerv irattári anyagának, továbbá a természetes személyek irathagyatékának maradandó értékű része – a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagaként vagy védett levéltári anyagként – épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon"
A Magyar Országos Levéltár, Budapest Főváros Levéltára és a Kopint-Datorg Infokommunikációs zRt. alkotta konzorcium 2007 szeptemberében projektjavaslatot nyújtott be az NFT2 Elektronikus Közigazgatás Operatív Programhoz. Az „Elektronikus levéltár" kiemelt projektjavaslat az 1095/2007. (XII. 5.) illetve az 1004/2008. (II. 7.) Kormányhatározatoknak megfelelően bekerült az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (EKOP) 2007/2008. évi akciótervébe. A 2008 októberében megkapott projekt pályázati felhívásra, a konzorcium által 2008 novemberében leadott projektjavaslatot, a Váti Kht. mint közreműködő szervezet 2008. december 22-én befogadta.
A javaslat szerint a 2009–2011 között megvalósuló projekt három fő tevékenysége a módszertani és szabályozási feltételek megteremtése, az infrastruktúra létrehozása és az elektronikus levéltári szolgáltatások hosszú távú használatának és fenntarthatóságának megalapozása.
A Kormány 1095/2007. (XII. 5.) számú határozatában jóváhagyott Elektronikus levéltár projekt célkitűzése a közfeladatot ellátó, állami és az önkormányzatok szervek működése során elektronikusan keletkezett nemzeti adatvagyon - az elektronikus iratok iratkezelési szabályzatában foglaltak szerinti maradandó értékű részének - hosszú távú megőrzésének, kezelésének és hozzáférhetővé tételének biztosítása.
Az „Elektronikus levéltár" projekt adatai:
Pályázók (konzorciumi tagok) neve:
Projekt megnevezése: Elektronikus levéltár
Operatív program neve: Elektronikus Közigazgatás Operatív Program
Pályázat száma: EKOP-1.2.8-08-0001
Pályázat befogadási dátuma: 2008. december 22.
Beruházás helye: Budapest
Pályázott összeg: 3 milliárd Ft
Kért támogatás aránya: 100 %
Projektkezdés: 2009. február 1. (saját felelősségre)
Projekt lezárása: 2011. szeptember 30.
A társadalom kiemelt érdeke a maradandó értékű iratok megőrzése. A levéltári tevékenységről szóló 1995. évi LXVI. törvény alapján a közfeladatot ellátó szervek működése során keletkező elektronikus iratok megőrzésének, kezelésének és hozzáférhetővé tételének kötelezettsége az állami, illetve önkormányzati levéltárak rendeltetésszerű feladata. Jelenleg azonban a keletkezett elektronikus iratok tartós megőrzésének feltételei nem biztosítottak, így aktív beavatkozás nélkül néhány év alatt olvashatatlanná válnak.
Ezeknek az iratoknak egy része joghatás kiváltására alkalmas, más részének az információs értéke jelentős, így nem megengedhető, hogy megsemmisüljenek, annál is inkább, mivel a társadalom részéről az igény egyre erősebb az információk megőrzésére és az ahhoz való hozzáférésre.
A 2001-2002-ben lebonyolított levéltári pilot projekt alapján világossá vált, hogy az elektronikus levéltár megvalósítása olyan nagyobb beruházást igényel, amelyre a kulturális tárcának mindeddig nem volt lehetősége, így annak megvalósítására csak az európai források rendelkezésre állását követően adódhat lehetőség az EKOP 1.2.8 „Az Elektronikus közigazgatás operatív program keretében.
A projekt alapvető célja, hogy a köziratképző szervek - ideértve törvényhozás, államigazgatás, jogszolgáltatás szerveit és az önkormányzatokat - maradandó értékű elektronikus iratainak kezelésére kialakításra kerüljön az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését biztosító feltételrendszer. A fejlesztés eredményeként elérhetővé kell tenni az érintett levéltári anyagot az érdeklődő külső szervezetek és személyek számára.
A projekt célja, hogy a levéltárak e-levéltári szolgáltatásaikkal a közigazgatás hatékony partnerévé lépjenek elő, a levéltári szolgáltatások széles körben elérhetővé tételével növeljék az esélyegyenlőséget, hozzájáruljanak a tudásalapú társadalom hatékony kiépítéséhez. Elektronikus levéltári szolgáltatásaikkal a levéltárak elősegítsék, hogy az állami és önkormányzati szervek ugyanazt a szolgáltatást kevesebb erőforrással, vagyis költséghatékonyabban láthassák el.
A projekt keretében a következő feladatok kerülnek megvalósításra:
Az elektronikus iratok megőrzését biztosító folyamat, és szabályozási feltételrendszer kialakítása: Tartalmazza az elektronikus levéltári folyamatokhoz szükséges módszertan kidolgozását, az ezzel kapcsolatos európai gyakorlathoz történő illeszkedés biztosítását. Kialakítja az e-levéltár - közte a dokumentumátadás - folyamatmodelljeit, a maradandó értékű iratok levéltári használatát befolyásoló beavatkozások teljes életciklus szemléletű technikai és iratkezelési szabályrendszerét. Kidolgozza az elektronikus iratok létrehozására, átadására, megőrzésére, a technikai kapcsolódási felületekre, tárolási formákra az azokhoz kapcsolódó műszaki követelményrendszerre vonatkozó levéltári ajánlásokat.
Az elektronikus levéltár infrastrukturális feltételeinek megteremtése: Az elektronikus levéltári szolgáltatások kialakításához és fenntartásához, az elektronikus levéltári kezelést támogató informatikai infrastruktúra létrehozása, oly módon, hogy létrejöjjön ennek hosszú távú üzemeltetését, működtetését és használatát biztosító feltételrendszere. A projekt eredményeként, a 21. századi igényeknek megfelelően, létrejön az Elektronikus Levéltár, mely magában foglalja a központilag és a levéltári intézmények által megvalósított funkciókat és a közreműködők által működtetett hardver-szoftver infrastruktúrát és kommunikációs rendszereket.
Mindkét levéltárnál (Budapest Főváros Levéltára, Magyar Országos Levéltár) létrejön egy-egy Elektronikus Levéltári Technológiai Központ. Ezek a központok végzik a levéltári szempontoknak megfelelő előkészítést, feldolgozást, nyilvántartást, az elektronikus állományok befogadását, a jogosultságok és az elektronikus iratok kezelését.
A projektben a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (KR) részeként létrejön egy tartós tárolást végző Archívum Szolgáltatás, ami a nemzetközi (ISO) szabványoknak megfelelően biztosítja a katasztrófatűrő archiválással kapcsolatos szolgáltatásokat, és az abban tárolt adatok internetről történő, szükség esetén az Ügyfélkapu által biztosított jogosultságok szerinti hozzáférését. Ezen felül az intézmények részére biztosítja a levéltárba adás előtti irattárolási lehetőségeket is. Ugyanakkor az Archívumban tárolt adatok fölötti jogokat és az adatkezelési feladatokat kizárólag az arra jogosult levéltári intézmények fogják ellátni.
Az elektronikus levéltári szolgáltatások hosszú távú használatának és fenntarthatóságának megalapozása: Szakmai ajánlások és segédanyagok készítésén, tudásbázis felépítésén és a tudásdisztribúció feltételeinek megteremtésén keresztül biztosítja az Elektronikus Levéltár szakmai fenntarthatóságát. A feladat során megtörténik a szakterület kutatási, fejlesztési és emberi erőforrásai reprodukciós képességeinek erősítése, és a használati intenzitás növelése.
A Kopint-Datorg Zrt. vezetésével a Magyar Országos Levéltár, és a Budapest Főváros Levéltára, az elektronikus Levéltár megvalósítására, egy konzorcium alapításáról döntött.
