Iratkezelés ellenőrzése

Levéltárunk általánosan öt évenként ellenőrzi az illetékességébe tartozó iratképző szervek iratkezelését és irattározását. Ezt a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 11. §-a, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 8. §-a szabályozza.

A Zala Megyei Levéltár minden évben ellenőrzési tervet készít, amelyben rögzítjük a tárgyévben ellenőrizendő iratképző szerveket. Ezekkel az év elején levélben közöljük az ellenőrzés tényét. Ennek konkrét időpontjáról egy újabb levélben, az esedékesség előtt több héttel tájékoztatjuk a szerv felelős vezetőjét. Az ellenőrzés során tapasztaltakról egy adatlapot töltünk ki, amely a szerv történetére, iratkezelésének rendszerére és az irattárra, valamint az ott őrzött iratokra vonatkozó vizsgálati elemeket foglal magában.

A sikeres együttműködés érdekében kérjük, hogy a következő dokumentumokat az ellenőrzés megkezdésének idejére készítsék elő:

  • Iratkezelési szabályzat és irattári terv
  • SZMSZ, SZMR vagy ügyrend
  • Alapító okirat


A fentieken kívül kérjük minden olyan egyéb dokumentum, illetve szóbeli információ összegyűjtését, amelyek különösen az adatlap I-III. pontjainak eredményes kitöltését segítik. Különösen gyorsítja a vizsgálat menetét, ha az adatlapot teljesen kitöltik, ez esetben a helyszínen az adatok ellenőrzése, esetleges pótlása, javítása lesz a munka tárgya.

Amennyiben a fenti, pontokba szedetten kiemelt dokumentumok elektronikusan is rendelkezésre állnak, kérjük, tegyék ezeket másolásra kész állapotba, mivel ezt munkatársaink a helyszínen egy pendrive segítségével elektronikusan átmásolják. Ha egyedi iratkezelési szabályzatuk bevezetéséhez a Zala Megyei Levéltár még nem adta hivatalos egyetértését, akkor azt még az ellenőrzés megkezdése előtt, postai úton, két hiteles példányban terjesszék be hozzánk.